الفشل في المشاريع وطرق التعامل معها

ما هي الاسباب التي تؤدي الى الفشل في المشاريع أو الادارات؟ وهل تم عمل تحليل هذه الاسباب قبل البدء في هذه المشاريع ؟

البعض يقوم بعمل جميع الدراسات للمشروع  وقد يغفل عن وضع خطة للمخاطرفي حال حدوث اي خلل يكون سبب في توقف المشروع والخسارة لا سمح الله.

فما هو تحليل المخاطر؟

تحليل المخاطر هو عبارة عن اداه تساعدك على تحديد وإدارة المشاكل المحتملة التي يمكن أن تعطل المشاريع التجارية.

لإجراء تحليل للمخاطر ، يجب أولاً تحديد التهديدات المحتملة التي تواجهها ، ثم تقدير احتمال حدوث هذه التهديدات.

.

كيف استخدام تحليل المخاطر؟

لإجراء تحليل للمخاطر ، اتبع الخطوات التالية:

1. تحديد التهديدات

الخطوة الأولى في تحليل المخاطر هي تحديد التهديدات الحالية والمحتملة التي قد تواجهها. هذه يمكن أن تأتي من العديد من المصادر المختلفة. على سبيل المثال ، يمكن أن يكونوا:

• للانسان - المرض أو الوفاة أو الإصابة أو أي خسارة أخرى لشخص رئيسي.
• للتشغيلية - تعطل الإمدادات والعمليات ، وفقدان الوصول إلى الأصول الأساسية ، أو حالات الفشل في التوزيع.
• للسمعة - فقدان ثقة العميل أو الموظف ، أو تلف سمعة السوق.
• لإجرائ - فشل المساءلة أو الأنظمة الداخلية أو الضوابط أو من الاحتيال.
• لمشروع - تجاوز الميزانية أو قضاء وقت طويل في المهام الرئيسية أو مواجهة مشكلات تتعلق بجودة المنتج أو الخدمة.
• مالي - فشل الأعمال ، تقلبات سوق الأسهم ، تغيرات سعر الفائدة ، أو عدم توفر التمويل.
• للتقنية - التقدم في التكنولوجيا ، أو من الفشل الفني.
• طبيعي - الطقس أو الكوارث الطبيعية أو المرض.
• لسياسي - تغييرات في الضرائب أو الرأي العام أو سياسة الحكومة أو النفوذ الأجنبي.
• للهيكلية - المواد الكيميائية الخطرة أو الإضاءة السيئة أو الصناديق المتساقطة أو أي موقف يمكن أن يتعرض فيه الموظفون أو المنتجات أو التكنولوجيا للإضرار.

كيفية تقدير المخاطر

بمجرد تحديد التهديدات التي تواجهها ، ستحتاج إلى حساب كل من احتمال حدوث هذه التهديدات وتأثيرها المحتمل.

إحدى طرق القيام بذلك هي تقديم أفضل تقدير لاحتمال وقوع الحدث ، ثم ضرب ذلك بالمقدار الذي سيكلفك تعيين الأمور في نصابها الصحيح إذا حدث ذلك. يمنحك هذا قيمة للمخاطر:

قيمة المخاطرة = احتمال الحدث x تكلفة الحدث

كمثال بسيط ، تخيل أنك قد حددت خطر زيادة الإيجار بشكل كبير.

تعتقد أن هناك فرصة بنسبة 80 في المائة لحدوث ذلك خلال العام المقبل ، لأن مالك العقار قد زاد مؤخرًا إيجارات الشركات الأخرى. إذا حدث هذا ، فستكلف عملك 500000 ريال إضافية خلال العام المقبل.

وبالتالي فإن قيمة مخاطر زيادة الإيجار هي:

0.80 (احتمال الحدث) × 500000 ريال (تكلفة الحدث) = 400،000 ريال (قيمة المخاطرة)

يمكنك أيضًا استخدام مخطط تأثير المخاطر / الاحتمالية لتقييم المخاطر. سيساعدك هذا في تحديد المخاطر التي تحتاج إلى التركيز عليها.

مهم جدا جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات حتى تتمكن من تقدير دقيق لاحتمال وقوع حدث ، والتكاليف المرتبطة به. استخدم البيانات السابقة كدليل إذا لم يكن لديك وسيلة دقيقة للتنبؤ.

كيفية إدارة المخاطر

بمجرد تحديد قيمة المخاطر التي تواجهها ، يمكنك البدء في البحث عن طرق لإدارتها ومن هذه الطرق:

تجنب المخاطر

في بعض الحالات ، قد ترغب في تجنب المخاطر تمامًا. يعني هذا عدم التورط في مشروع تجاري. يعد هذا خيارًا جيدًا عندما تكون سبب في اغلاق مؤسستك ، أو عندما لا تكون تكلفة معالجة الآثار عالية جدا.

ملاحظة :
بتجنب المخاطر تمامًا قد تفوتك فرصة لذى ننصح باستخدام إجراء "ماذا لو؟" لاستكشاف خياراتك الاخرى.

مشاركة المخاطر

يمكنك أيضًا اختيار مشاركة المخاطر - والمكاسب المحتملة - مع أشخاص أو فرق أو منظمات أو أطراف أخرى.

على سبيل المثال ، يمكنك مشاركة المخاطر عندما تقوم بتأمين مبنى مكتبك وجرد مخزونك مع شركة تأمين تابعة لجهة خارجية.

اقبل المخاطرة

الخيار الأخير هو قبول المخاطرة. عادة ما يكون هذا الخيار هو الأفضل عندما لا يوجد شيء يمكنك القيام به لمنع أو تخفيف المخاطر ، عندما تكون الخسارة المحتملة أقل من تكلفة التأمين ضد المخاطر ، أو عندما يكون الربح المحتمل يستحق قبول المخاطرة.

على سبيل المثال ، قد تقبل خطر بدء تشغيل المشروع في وقت متأخر إذا كانت المبيعات المحتملة ستغطي تكاليفك.

قبل أن تقرر قبول المخاطرة ، قم بإجراء تحليل الأثر لمعرفة النتائج الكاملة للمخاطر. 

السيطرة على المخاطر

إذا اخترت قبول المخاطرة ، فهناك عدد من الطرق التي يمكنك من خلالها تقليل تأثيرها.

ترجمة

https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_07.htm

الاهداف الذكية سبب نجاحك

اسهل الطرق لكتابة الاهداف الذكية 

عندما يتعلق الأمر بكتابة الأهداف ، اسأل نفسك وأعضاء الفريق الآخرين الكثير من الأسئلة. ستساعد الإجابات في تحسين استراتيجيتك ، وضمان أن الأهداف شيء يمكن تحقيقه بالفعل.

أمثلة على إنشاء اهداف :

فيما يلي مثالان للأهداف التي سنستخدمها في هذه العملية:

1. أريد أن أكمل المشروع

 الهدف غامض للغاية. مع الصياغة الحالية ، ربما لن يكون  قابل للتحقيق. البيانات تفتقر إلى التفاصيل ، والجداول الزمنية ، والتحفيز ، والتحقق من الواقع.

لذى يجب عمله كما يلي :

الهدف: أريد إكمال المشروع

يجب ان تكون محددة:

 كثير من الناس يستخدمون موقعنا الحالي من أجهزتهم النقالة. وحيث ان موقعنا ليس سريع الاستجابة ، فهو يوفر تجربة سيئة للعملاء. لذى يجب إطلاق تطبيق جوال لموقع الويب الخاص بشركتي بحلول نهاية يونيو ، مما يتطلب مشاركة من قسم تطوير البرمجيات والتصميم والتسويق.

يجب ان تكون قابلة للقياس:

 يتطلب إنشاء تطبيق جوال لموقع شركتنا الكثير من الموارد.

لجعل هذا الأمر مفيدًا ، يجب  الحصول على 50000 مستفيد لتثبيت التطبيق في غضون ستة أشهر من إطلاقه. أرغب أيضًا في عرض معدل تحويل بنسبة 5٪ من العملاء الذين يستخدمون الموقع الى استخدام التطبيق.

يجب ان يكون قابل للتحقيق:

جميع الادارات المطلوبة في تحقيق عمل تطبيق للموقع قد وقعت على الالتزام باتمام العمل . سوف يتم وضع تحديد زمني لعمل كل ادارة وتحقيق الهدف المرجو منها.

يجب ان يكون ذو صلة بأهداف الشركة:

يعد تحسين تجربة العملاء على الأجهزة المحمولة مبادرة أساسية للشركة هذا العام حيث ان من اهداف الشركة توفير خدمات اسهل للعملاء.

يجب ان يتم تنضيم الوقت:

من أجل تحقيق 50000 تثبيت للتطبيق على جوالات المستفيدين ومعدل تحويل 5 ٪ بحلول في نهاية السنة المالية ، يجب إطلاق التطبيق بحلول الربع الثاني من خلال حملة تسويقية قوية يجب أن تستمر حتى نهاية العام.

الوصف للهدف: 

يعد تحسين خدمة العملاء من الاهداف الأساسية للشركة ، لذلك سنقوم بإنشاء تطبيق للجوال. بحلول نهاية السنة المالية ، يجب أن يكون هنالك 50000 عملية تثبيت للتطبيق ، ويجب أن تنتج معدل تحويل بنسبة 5 ٪ من موقع الشركة الى التطبيق على الجوّال في وسوف نطلقه بحلول نهاية يونيو مع حملة تسويقية متعلقة بالتطبيقات ستستمر حتى نهاية العام.

النطاق الزمني لاتمام العمل على الهدف: إطلاق تطبيق الجوّال في نهاية يونيو.

الموعد النهائي  على اطلاقة في السوق: نهاية السنة المالية.

طريقة كتابة الاهداف الذكية S.M.A.R.T.

البعض يجد صعوبة في كتابة اهداف المشروع او البحث العلمي او اي عمل ينوي القيام به ولهذا يجب ان نشرح الاهداف الذكيه  فما هي هذه الاهداف الذكية أو 

( SMART Goals)

في البداية يجب ان نتعرف على مكونات المصطلح SMART وهي كتالي: 

Specific محددة:

•   ما الذي سيتم إنجازه؟ ما هي الإجراءات التي سوف تأخذها؟.

Measurable قابل للقياس :

• ما هي البيانات التي تقيس الهدف؟ بسؤال و اجابة (كم ؟  و كيف؟).

Achievable قابل للتحقيق :

• هل الهدف قابل للتنفيذ؟ هل لديك المهارات اللازمة والموارد لتحقيق الهدف؟

Relevant ذو صلة:

• كيف يتماشى الهدف مع الأهداف العامة؟ لماذا النتيجة مهمة؟

Time-Bound محدد بزمن او وقت محدد:

• ما هو الإطار الزمني لإنجاز الهدف؟

كيف يمكنني تحديد النطاق الصحيح للأهداف الخاصة ؟ (كم حجم هذه الاهداف؟ كم عدد هذه الاهداف؟).

تذكر أن الأهداف تهدف إلى تركيز الانتباه والموارد على ما هو أكثر أهمية بحيث تكون ناجحًا في تحقيق أولوياتك.

أنواع الأهداف الشائعة هي:

لصنع, لتحسين ,لتقليل مصاريف ,لحفظ أو للتطوير.

من أين أبدا؟

1. ابدأ بالتفكير في المشروع بأكمله والنطاق كاملا والنتائج المطلوبة.

2. تطوير بيان يوضح الهدف لكل مجموعة مهام . لتكون في النطاق المحدد و الصحيح ، تذكر التركيز على النتائج النهائية وليس المهام.

3. يجب أن تكون الأهداف عالية المستوى بما يكفي لتشمل النتائج الأساسية التي تكون مسؤولاً عنها ، ولكن محددة وواضحة بما يكفي حتى تتمكن من قياس النجاح.

4. يجب أن تكون الأهداف هي من تحدد المسؤوليات الوظيفية.

5. يمكن أن يكون وجود الكثير من الأهداف مؤشرا على أن أهدافك يتم تحديدها بمستوى منخفض للغاية وتركيزك على المهام أكثر من التركيز على النتائج النهائية.

6. إذا بدا أن أهدافك أصبحت كثيرة وموجهة نحو المهام ، فقد يكون من المفيد التفكير في دمج عدة أهداف في مجال واحد.

شرح طريقة كتابة الاهداف الذكيه لمشروع محدد او عمل محدد:

 محدد Specific:

عند تحديد هدف ، كن محددًا بشأن ما تريد تحقيقه. فكر في هذا الأمر باعتباره بيان المهمة لهدفك. هذه ليست قائمة مفصلة بكيفية تحقيقك للهدفك ، لكن يجب أن تتضمن إجابة على الأسئلة الشائعة:

• من - ضع في اعتبارك من يحتاج إلى المشاركة لتحقيق الهدف.
• ماذا - فكر بالضبط فيما تحاول إنجازه .
• متى - ستحصل على معلومات أكثر تحديدًا حول هذا السؤال ضمن قسم "المهلة الزمنية" في تحديد الأهداف ، ولكن يجب عليك على الأقل تحديد إطار زمني.
• أين - قد لا ينطبق هذا السؤال دائمًا ، لا سيما إذا كنت تضع أهدافًا شخصية ، ولكن إذا كان هناك موقع أو حدث ذي صلة بمكان محدد ، فحدده هنا.
• ماذا - تحديد أي عقبات أو متطلبات ذات الصلة. هذا السؤال يمكن أن يكون مفيد في تقرير ما إذا كان هدفك واقعيًا. على سبيل المثال ، إذا كان الهدف هو فتح مخبز، لكنك لم تخبز أي شيء من قبل ، فقد تكون هذه مشكلة. كنتيجةلكن يمكنك تحسين تفاصيل الهدف لتصبح "تعلم كيفية تخبز من أجل فتح مخبز ".
• لماذا - ما هو السبب وراء الهدف؟ عندما يتعلق الأمر باستخدام هذه الطريقة للموظفين ، من المرجح أن تكون الإجابة لتطوير خدمات الشركة.

قابل للقياس Measurable:

ما المقاييس التي ستستخدمها لتحديد ما إذا كنت تحقق الهدف؟ هذا يجعل الهدف أكثر واقعية لأنه يوفر وسيلة لقياس التقدم. إذا كان هذا المشروع سيستغرق بضعة أشهر لاستكماله ، فقم بتعيين بتحديد الاعمال من خلال النظر في مهام محددة لإنجازها. الاعمال هي سلسلة من الخطوات عندما تنفذ ستؤدي إلى الانتهاء من هدفك الرئيسي.

•  في بعض الأحيان يكون القياس صعبًا وسيحتاج المدراء والموظفين إلى العمل معًا لتحديد مصادر البيانات الأكثر ملاءمة وجدوى وطرق تجميعها.
•  حتى إذا لم يكن مصدر القياس المباشر المثالي ممكنًا لهدف معين ، فإن مناقشة النتيجة النهائية المرجوة وما هي خيارات القياس هي مهمة وقيمة وهي جزء من تخطيط الأداء.
• طرق القياس يمكن أن تكون كميّة ( الأموال الموفرة أو المكتسبة ، إلخ) أو نوعية (شهادات  ، المسوحات ، إلخ).

 قابلة للتحقيق Achievable:

نركزهنا على مدى أهمية الهدف بالنسبة لك وما يمكنك القيام به لتحقيقه وقد يتطلب تطوير مهارات جديدة وتغيير امور اخرى. الهدف من ذلك هو التشجيع ، وليس الإحباط. فكر في:

كيفية تحقيق الهدف :

 إذا كان لديك الأدوات / المهارات اللازمة ، إذا لم يكن الأمر كذلك ، فكر في ما يلزم لتحقيقها.

ذات صلة Relevant :

هنا نركز على شيء منطقي مع أهداف العمل الأوسع. على سبيل المثال ، إذا كان الهدف هو إطلاق برنامج أو خدمة جديدة ، فيجب أن يكون ذلك متفقًا مع الأهداف العامة لإدارة الأعمال او الشركة. قد يكون فريقك قادرًا على بدء تشغيل برنامج جديد ، ولكن إذا لم يكون متفق معا اهداف الشركة فلا جدوى من هذا البرنامج.

محدد بزمن او وقت محدد Time-Bound:

يمكن لأي شخص تحديد الأهداف ، ولكن إذا كان يفتقر إلى توقيت واقعي ، فالاحتمالات لن تنجح.

توفير موعد مستهدف  أمر ضروري. اطرح أسئلة محددة حول الموعد النهائي للهدف وما الذي يمكن إنجازه خلال تلك الفترة الزمنية. إذا كان الهدف سيستغرق ثلاثة أشهر حتى يكتمل ، فمن المفيد تحديد ما يجب تحقيقه في منتصف العملية. توفير الوقت يخلق شعوراًبالنجاح.

افضل الطرق لتحليل الشركات او المؤسسات قبل عملية التطوير

بعد مشاركتي في العديد من عمليات التطوير والتحليل اكتشفت ان هنالك تقنيات مفيدة للغاية لتحليل الشركات ، ومن ابرزها.

1. تحليل SWOT

إن تحليل SWOT ، الذي يمثل القوة والضعف والفرص والتهديد ، هو أسلوب بسيط للغاية ولكنه قوي يستخدمه محللو الأعمال لتحليل الشركات من الناحية الداخلية والخارجية .

عند استخدام تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والمخاطر ، يقوم محلل الأعمال بإجراء تحليل شامل للجهات الفاعلة والعوامل الخارجية (التهديدات والفرص) والعوامل التي تؤثر بها على الشركة  ، بالإضافة إلى تحليل شامل.

عند استخدام تحليل SWOT ، نقوم بالإجابة على الأسئلة التالية :

• نقاط القوة: خصائص العمل أو المشروع التي تمنحها ميزة على المنافسن في نفس المجال.
• نقاط الضعف: خصائص العمل التي تضع العمل أو المشروع في وضع غير مؤثر بالنسبة للمنافسين أو المشاريع الأخرى
• الفرص: عناصر في البيئة الخارجية يمكن أن يستغلها المشروع أو المشروع لصالحه
• التهديدات: عناصر في البيئة الخارجية يمكن أن تتسبب في مشاكل للعمل أو المشروع

الاستخدام: يعد تحليل SWOT مفيدًا في فهم موقف المؤسسة ويساعد على التوصيات التي تحتاجها المؤسسة او الشركة 

بناءً على نتيجة التحليل.

2. تحليل (MOST (Mission, Objective, Strategy,Tactics

يعد MOST  أداة إطار بسيطة للغاية وقوية للغاية يستخدمها محللو الأعمال لتحليل وتخطيط تفاصيل ما تفعله الشركة والمبادرات التي ينبغي للشركة أن تبحث عنها وتساعد في الحفاظ على التوافق الاستراتيجي. يمكن استخدامه أيضًا لمنح الشركات أو المؤسسة إحساسًا جديدًا بأهداف الشركة.

يتكون تحليل MOST من أربعة عناصر:

المهمة Mission : المهمة او المهام هي المستوى الأعلى والسبب العام لوجو الشركة او المؤسسة  في العمل وتحدد النتائج التي تريد المنظمة تحقيقها. كلما كانت أكثر تحديدًا ، كلما زاد نجاح الشركة فيما بعد في تحديد المهمة لكل ادارة داخل الشركة.

الهدف Objective : الأهداف هي خطوة  تؤدي الى المهمة. فكر في هذه على أنها مجموعة من الأهداف الفردية التي تساعد إلى الوصول إلى المهمة الكلية. تمامًا كما هو الحال مع المهمة ، يجب أن تكون الأهداف محددة بما يكفي لتوجيه عملية صنع القرار والتخطيط للمستقبل. 

مع وجود المهمة في مكانها الصحيح ، يجب أن يكون من السهل نسبيًا وضع قائمة تضم بضعة أهداف. يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية وفي الوقت المناسب (S.M.A.R.T.). وبخلاف ذلك ، سيتم إنشاء تسلل الأهداف ، وستصبح الأهداف غامضة ويصعب تنفيذها.

الإستراتيجية Strategy : هذه هي الأشياء التي ستقوم بها المؤسسة أو الشركة للوصول إلى الأهداف. ما هي الإجراءات التي ينبغي اتخاذها لتحقيق الأهداف ، وبالتالي المهمة؟  توفر الاستراتيجيات طريقة لمراجعة التكتيكات المنفذة في الطابق الأرضي وتجميعها بسرعة ، بحيث تكون منطقية كأسلوب لتحقيق أهدافك.

التكتيكات Tactics : التكتيكات هي الطرق التي ستستخدمها لتنفيذ الاستراتيجيات الخاصة بالشركة او المؤسسة. يجب أن تكون عمليات بسيطة ومنفصلة نسبياً يمكن فهمها وتنفيذها بسهولة حتى من قبل أشخاص ليس لديهم نظرة عامة رفيعة المستوى على  التحليل M.O.S.T.

3. تحليل PESTLE

يعد إدراك تأثير البيئة على الشركة او المؤسسة  التي تعامل  معها محلل الأعمال Business Analysis عاملاً هامًا للغاية في أي مشاركة في تحليل الأعمال. تحليل PESTLE ، والذي يسمى أيضًا تحليل PEST ، هو أداة تستخدم لتحديد وتحليل العوامل الرئيسية للمتغيرات في البيئة الاستراتيجية أو بيئة الأعمال. ينظر التحليل إلى العوامل الموضحة في ما يلي وكيف تؤثر حدوث هذه على القرارات ونوع التوصية التي يقدمها محللو الأعمال Business Analysis في المؤسسة أو الشركة.

• سياسية Political: ما هي الأحداث والعوامل الحالية في المشهد السياسي للبيئة التي تعمل بها الشركة وكيف يمكن أن تؤثر على أعمالنا أو تغيرها.

• الاقتصادية Economic: ما هي العوامل الاقتصادية الهامة مثل التضخم أو الانهيار الذي يحدث ، أو حدث ، أو سيحدث في بيئة أعمالنا وماذا يعني بالنسبة لأعمالنا.

• الاجتماعية (أو الاجتماعية والثقافية) Social : ما هي الجوانب الثقافية الأكثر أهمية التي نحتاج إلى الاهتمام بها.

• التكنولوجية Technological: ما هي الاتجاهات والابتكار في مجال التكنولوجيا. ما هي احدث تكنولوجيا، وما تأثيرها في مؤسستنا أو أعمالنا؟.

• قانوني Legal: ما هي اللوائح أو التشريعات التي تؤثر بشكل مباشر على صناعتنا أو بيئتنا وكيف تؤثر على أعمالنا.

• البيئية Environmental: ما هي الاعتبارات البيئية التي نحتاج إلى القيام بها في أعمالنا وتنظيمنا.

الاستخدام: يستخدم تحليل PESTLE لفهم العوامل والدوافع داخل البيئة التي تعمل بها المؤسسة وكيف ستؤثر هذه العوامل على المنظمة.

4. MINDMAPPING

هل تريد أن تكون متأكدًا من أن لديك جميع الاحتمالات التي يشملها التحليل ، هل تريد بالتأكيد التأكد من أنك نظرت في العناصر والعناصر المختلفة والمتنوعة في التحليل ، لا ترغب في تفويت أي شيء؟  إذن ستحتاج إلى تقنية MINDMAP.

لقد تم دعم وظيفة التحليل على مر السنين بشكل كبير من خلال هذه التقنية الخاصة وغير المعترف بها في كثير من الأحيان ، لكنني أجدها مفيدة للغاية أثناء ارتباطي بتحليل الأعمال.